Votre entreprise gère des dizaines, voire des centaines de sessions de formation chaque année. Entre le recueil des besoins, la planification des sessions, le suivi budgétaire et les obligations légales de reporting, la charge administrative devient rapidement considérable. Comment centraliser toutes ces opérations dans un seul outil fiable et conforme aux exigences réglementaires ?
Formaltis apporte une réponse structurée à cette problématique. Ce logiciel de gestion de la formation couvre l’ensemble du cycle de vie d’un plan de formation, depuis l’identification des besoins jusqu’à l’évaluation des résultats. Ce guide complet vous présente ses fonctionnalités, ses modules, ses cas d’usage et les critères à vérifier avant de l’adopter.
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Qu’est-ce que Formaltis exactement ?
Formaltis est un progiciel de gestion de la formation professionnelle continue développé par la société du même nom, basée à Villeneuve-d’Ascq. Conçu en architecture full web, il s’adresse aux services formation des entreprises, aux collectivités territoriales et aux centres de formation.
La règle générale prévoit que toute organisation soumise à des obligations de formation continue doit disposer d’outils capables de tracer, planifier et justifier ses actions de formation. Formaltis répond précisément à ce besoin en proposant une solution intégrable au SIRH existant de l’entreprise.
Concrètement, le logiciel permet de gérer l’ensemble des processus liés à la formation professionnelle :
- Identification et recueil des besoins de formation des collaborateurs
- Construction et pilotage du plan de formation annuel ou pluriannuel
- Planification des sessions (salles, formateurs, matériel)
- Suivi budgétaire et facturation des formations
- Reporting légal et tableaux de bord personnalisés
- Gestion des compétences et des entretiens professionnels
Ce qu’il faut retenir : Formaltis est un logiciel full web dédié à la gestion complète de la formation professionnelle, de la planification au reporting, intégrable au SIRH de l’entreprise.
Quels sont les principaux modules de Formaltis ?
L’un des atouts majeurs de Formaltis réside dans son approche modulaire. Chaque organisation peut activer les briques fonctionnelles correspondant à ses besoins réels, sans surcoût lié à des fonctionnalités inutilisées.
Le module Gestion de la Formation
Ce module constitue le coeur du logiciel. Il couvre l’ensemble du processus de gestion du plan de développement des compétences (anciennement plan de formation). Ses principales fonctions incluent la création du catalogue de formations, la gestion des inscriptions, le suivi des sessions et l’historique individuel de chaque collaborateur.
Le responsable formation dispose d’une vision consolidée de toutes les actions programmées, en cours et réalisées. Cette traçabilité est indispensable pour répondre aux obligations légales de l’employeur en matière de formation.
Le module GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences)
Ce module permet de créer et gérer des référentiels de postes, d’emplois et de compétences. Il offre une cartographie précise des compétences présentes dans l’organisation et identifie les écarts entre les compétences détenues et les compétences requises.
Cette analyse permet de construire des plans de formation ciblés et cohérents avec la stratégie RH de l’entreprise. La connexion entre le module GPEC et le module de gestion de la formation garantit une cohérence entre les besoins identifiés et les actions déployées.
Le module Entretiens Professionnels
Formaltis intègre un outil de gestion dématérialisée des entretiens individuels. Ce module permet de planifier les campagnes d’entretiens, de suivre leur avancement grâce à des alertes automatiques et de consulter l’historique complet de chaque collaborateur.
Vérifiez que votre organisation respecte bien l’obligation de mener un entretien professionnel tous les deux ans, conformément à la loi du 5 mars 2014. Le module Formaltis facilite la conformité à cette exigence en centralisant l’ensemble des données.
Le module Portail RH
Le portail RH personnalisable de Formaltis offre un accès direct aux informations de formation, aussi bien en mode intranet (pour les collaborateurs internes) qu’en mode extranet (pour les partenaires ou organismes externes). Ce portail peut être adapté à la charte graphique de l’entreprise.
Le module Reporting
Le reporting constitue un pilier de la solution. Formaltis permet d’éditer des tableaux de bord personnalisés, de mesurer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé, et de produire les documents nécessaires aux déclarations légales.
Ce qu’il faut retenir : Formaltis se structure autour de cinq modules complémentaires (formation, GPEC, entretiens, portail RH, reporting) qui couvrent l’ensemble des besoins d’un service formation.
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À qui s’adresse Formaltis ?
Le logiciel a été conçu pour répondre aux besoins de profils variés au sein des organisations. La distinction entre les différents utilisateurs est importante pour comprendre la valeur ajoutée de la solution.
Les responsables formation constituent la cible principale. Ils utilisent Formaltis au quotidien pour piloter le plan de formation, gérer les budgets et produire les reportings attendus par la direction et les instances représentatives du personnel.
Les managers et responsables d’équipe accèdent au portail pour formuler les besoins de formation de leurs collaborateurs, valider les inscriptions et suivre la progression des parcours.
Les collaborateurs bénéficient d’un accès personnalisé pour consulter leur historique de formation, leurs compétences enregistrées et les sessions à venir.
Les centres de formation trouvent dans Formaltis un outil d’optimisation du remplissage des sessions, de gestion des intervenants et de suivi de la facturation.
En revanche, Formaltis ne s’adresse pas aux particuliers à la recherche d’une formation individuelle. Son périmètre reste celui de la gestion administrative et stratégique de la formation au sein d’une organisation.
| Profil utilisateur | Usage principal |
|---|---|
| Responsable formation | Pilotage du plan, budget, reporting |
| Manager | Recueil des besoins, validation des inscriptions |
| Collaborateur | Consultation de l’historique, accès au catalogue |
| Centre de formation | Gestion des sessions, facturation, intervenants |
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Comment Formaltis s’intègre-t-il au système d’information existant ?
L’un des points forts régulièrement mis en avant par les utilisateurs de Formaltis concerne sa capacité d’intégration au sein de l’écosystème SI de l’entreprise. Cette dimension technique mérite une attention particulière avant toute décision d’adoption.
Une architecture full web
Formaltis repose sur une architecture Java, accessible via un simple navigateur web. Aucune installation n’est nécessaire sur les postes des utilisateurs, ce qui simplifie considérablement le déploiement et la maintenance. Le logiciel est compatible avec les principaux systèmes d’exploitation (Windows, macOS, Linux).
La compatibilité avec les bases de données
Le logiciel est compatible avec plusieurs systèmes de gestion de bases de données grâce à des connecteurs JDBC : MySQL, PostgreSQL, Oracle et SQL Server. Cette flexibilité permet aux directions des systèmes d’information de conserver leur infrastructure existante.
L’intégration au SIRH
Formaltis peut être connecté à un annuaire LDAP pour la gestion des authentifications et des habilitations. Il propose également des web services pour échanger des données avec les autres briques du SIRH (paie, gestion administrative, gestion des temps).
Conservez une documentation précise des interfaces mises en place entre Formaltis et votre SIRH. Cette traçabilité facilite la maintenance et les évolutions futures du système d’information.
Ce qu’il faut retenir : Formaltis s’intègre facilement dans un SI existant grâce à son architecture full web, sa compatibilité multi-bases de données et ses connecteurs LDAP et web services.
Quels sont les avantages concrets de Formaltis pour une entreprise ?
L’adoption d’un logiciel de gestion de la formation comme Formaltis produit des effets mesurables sur plusieurs dimensions de la gestion RH.
La réduction de la charge administrative
La centralisation de l’ensemble des données de formation dans un outil unique élimine les ressaisies, les fichiers Excel dispersés et les risques d’erreurs associés. Le temps consacré à la gestion administrative de la formation peut être réduit de manière significative, permettant au responsable formation de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La conformité réglementaire
Le cadre légal de la formation professionnelle impose aux employeurs de nombreuses obligations : entretiens professionnels tous les deux ans, bilan à six ans, contribution à la formation, déclarations sociales. Formaltis intègre ces contraintes dans ses processus et facilite la production des justificatifs nécessaires en cas de contrôle.
Le pilotage budgétaire
Le module de gestion budgétaire permet de suivre en temps réel les engagements financiers liés à la formation : coûts pédagogiques, frais annexes, rémunérations des stagiaires. La comparaison entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles offre une visibilité indispensable pour les arbitrages de fin d’exercice.
L’amélioration de la qualité des formations
Grâce au suivi des évaluations et à la mesure des écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus, Formaltis permet d’identifier les formations les plus performantes et celles qui nécessitent des ajustements. Ce retour d’expérience systématisé contribue à l’amélioration continue du plan de formation.
Comment choisir entre Formaltis et les autres solutions du marché ?
Le marché des logiciels de gestion de la formation est dense. Plusieurs critères objectifs permettent de structurer la comparaison et d’orienter le choix vers la solution la plus adaptée.
Les critères fonctionnels
Vérifiez que la solution envisagée couvre l’ensemble de vos besoins : gestion du plan de formation, GPEC, entretiens, reporting. Certains logiciels ne proposent qu’une partie de ces fonctionnalités, ce qui peut nécessiter des développements complémentaires ou l’acquisition d’outils tiers.
La capacité d’intégration
L’interopérabilité avec votre SIRH existant constitue un critère déterminant. Un logiciel qui ne communique pas avec vos autres outils RH génère des doubles saisies et des incohérences de données. Formaltis se distingue sur ce point grâce à ses connecteurs techniques (JDBC, LDAP, web services).
La tarification
La tarification de Formaltis est modulaire, c’est-à-dire qu’elle varie en fonction du nombre de modules activés et de la taille de l’organisation. Cette approche permet de maîtriser les coûts en ne payant que pour les fonctionnalités réellement utilisées. Demandez systématiquement un devis détaillé avant tout engagement.
L’accompagnement et le support
La qualité de l’accompagnement au déploiement (paramétrage, formation des utilisateurs, migration des données) et du support technique en exploitation mérite une évaluation attentive. Un logiciel performant mal déployé ne produira pas les résultats escomptés.
| Critère | Points de vigilance |
|---|---|
| Fonctionnalités | Couverture complète du cycle formation |
| Intégration SI | Connecteurs SIRH, LDAP, bases de données |
| Tarification | Modèle modulaire, transparence des coûts |
| Accompagnement | Formation utilisateurs, support technique |
| Évolutivité | Capacité à suivre la croissance de l’organisation |
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Quelles sont les étapes pour déployer Formaltis dans votre organisation ?
Le déploiement d’un logiciel de gestion de la formation suit une méthodologie structurée. Chaque étape conditionne la réussite du projet.
Étape 1 : L’audit des besoins. Avant toute chose, identifiez précisément les processus que vous souhaitez automatiser, les données à migrer et les interfaces à mettre en place avec votre SIRH existant.
Étape 2 : Le paramétrage de la solution. Le paramétrage de Formaltis inclut la configuration des référentiels (catalogues, organismes, compétences), la définition des workflows de validation et la personnalisation du portail RH.
Étape 3 : La migration des données. Si vous utilisez déjà un outil (fichiers Excel, logiciel précédent), la reprise des données historiques doit être planifiée avec soin pour garantir la continuité du suivi.
Étape 4 : La formation des utilisateurs. La conduite du changement constitue un facteur clé de succès. Chaque profil d’utilisateur (responsable formation, manager, collaborateur) doit bénéficier d’une formation adaptée à son usage du logiciel.
Étape 5 : Le suivi post-déploiement. Les premières semaines d’utilisation permettent d’identifier les ajustements nécessaires et de consolider l’appropriation de l’outil par les équipes.
Ce qu’il faut retenir : Le déploiement de Formaltis suit un processus en cinq étapes, de l’audit des besoins au suivi post-déploiement. La formation des utilisateurs et la qualité du paramétrage conditionnent directement la réussite du projet.
Conclusion
Formaltis se positionne comme une solution complète et modulaire pour les organisations qui souhaitent professionnaliser et sécuriser la gestion de leur formation professionnelle. Sa couverture fonctionnelle étendue, son architecture full web et sa capacité d’intégration au SIRH en font un outil adapté aux entreprises de toutes tailles, aux collectivités et aux centres de formation.
Le choix d’un logiciel de gestion de la formation engage l’organisation sur plusieurs années. Prenez le temps d’évaluer vos besoins réels, de comparer les solutions disponibles et de vérifier la qualité de l’accompagnement proposé. Un déploiement bien préparé garantit un retour sur investissement rapide et une conformité réglementaire durable.