Mon Proxima est la plateforme de gestion de tutelle développée par Tutelle Au Quotidien depuis 2010, utilisée par plus d’un millier de professionnels en France. Que vous soyez mandataire judiciaire à la protection des majeurs (MJPM), tuteur familial ou responsable d’un service tutélaire, cette solution centralise l’ensemble de vos dossiers, automatise les tâches administratives et sécurise les données sensibles de vos protégés. Avec plus de 800 000 majeurs sous mesure de protection en France, disposer d’un outil fiable et conforme aux exigences réglementaires n’est plus une option — c’est une nécessité. Ce guide complet vous présente les fonctionnalités clés, les avantages concrets et les étapes pour démarrer efficacement.
Qu’est-ce que Mon Proxima et à qui s’adresse cette plateforme ?
Mon Proxima est une application web spécialisée dans la gestion des mesures de protection juridique des majeurs vulnérables. Contrairement aux outils bureautiques classiques (tableurs, dossiers papier), elle a été conçue spécifiquement pour répondre aux contraintes métier des professionnels de la tutelle et de la curatelle.
La plateforme s’adresse à trois profils d’utilisateurs aux besoins distincts mais complémentaires :
- Les MJPM individuels qui gèrent plusieurs dizaines de dossiers et doivent rendre des comptes aux juges des contentieux de la protection. Ils recherchent avant tout un gain de temps sur les tâches répétitives et une fiabilité irréprochable dans leurs rapports financiers.
- Les associations et services tutélaires qui coordonnent des équipes pluridisciplinaires réparties sur plusieurs sites. Pour eux, la gestion multi-utilisateurs avec des niveaux d’accès différenciés est un critère décisif.
- Les tuteurs familiaux désignés par décision de justice pour accompagner un proche, souvent sans formation comptable ni juridique. Ils ont besoin d’une interface intuitive et d’un accompagnement pédagogique.
Le logiciel est édité par Tutelle Au Quotidien, une entreprise fondée en 2008 par un ingénieur ayant obtenu le Certificat National de Compétence (CNC) de MJPM. Cette double expertise technique et métier explique l’adéquation de l’outil avec les réalités du terrain.
Bon à savoir : Mon Proxima fonctionne intégralement en ligne, sur navigateur web. Aucune installation locale n’est requise, ce qui facilite les mises à jour et garantit un accès depuis n’importe quel poste de travail, tablette ou smartphone.
Les fonctionnalités clés de Mon Proxima
Centralisation des dossiers des majeurs protégés
Le tableau de bord centralisé constitue le cœur de la plateforme. Chaque personne protégée dispose d’un dossier complet regroupant ses informations personnelles, administratives, médicales et financières dans un environnement unifié. Cette vision à 360 degrés permet aux mandataires d’accéder instantanément à l’historique complet d’un dossier sans jongler entre plusieurs supports.
Pour les services tutélaires gérant des dizaines voire des centaines de mesures, cette centralisation offre une vue d’ensemble opérationnelle : identification rapide des situations urgentes, priorisation des actions et suivi de l’avancement des dossiers par délégué.
Gestion financière et synchronisation bancaire
L’aspect financier représente souvent la dimension la plus complexe et la plus chronophage de la gestion tutélaire. Mon Proxima transforme cette contrainte grâce à plusieurs mécanismes :
- Télétransmission bancaire automatisée : synchronisation des relevés de comptes via les formats OFX et QIF, compatible avec la gestion multi-bancaire pour respecter les choix des majeurs protégés.
- Rapprochement automatique des opérations : les écritures comptables sont catégorisées et vérifiées, réduisant considérablement les erreurs manuelles.
- Détection d’anomalies : le système signale les opérations inhabituelles et les dépassements budgétaires, permettant une intervention rapide.
- Élaboration de budgets personnalisés : chaque protégé bénéficie d’un suivi budgétaire adapté à sa situation.
Cette automatisation représente, selon les retours d’utilisateurs, un gain de productivité de 30 à 80 % sur les travaux de gestion comptable selon la nature des opérations.
Génération automatique des comptes de gestion
La reddition des comptes auprès du juge des tutelles constitue une obligation légale incontournable. Mon Proxima automatise la production des documents réglementaires :
- Comptes de gestion annuels conformes aux exigences des tribunaux
- Inventaires du patrimoine détaillés et actualisés
- Rapports financiers prêts à transmettre au juge des contentieux de la protection
Les modèles sont constamment mis à jour pour refléter les évolutions législatives et réglementaires, ce qui garantit la conformité permanente des documents produits. Cette fonctionnalité supprime les heures de compilation manuelle qui pesaient sur les mandataires à chaque période de reporting.
Gestion électronique des documents (GED) intégrée
La GED native de Mon Proxima permet de stocker, classer et retrouver l’ensemble des pièces justificatives sans quitter la plateforme :
- Classement automatique d’environ 70 à 80 % des courriers entrants
- Stockage sécurisé des contrats, procès-verbaux d’audiences et pièces d’identité
- Historique complet de chaque consultation, modification ou suppression pour garantir la traçabilité
- Versionnage des documents pour suivre les évolutions
Cette fonctionnalité répond directement aux exigences d’audit et de contrôle du secteur, tout en éliminant la dépendance aux classeurs papier et aux fichiers dispersés.
Chaîne éditique et gestion des correspondances
Mon Proxima intègre une chaîne éditique complète pour la gestion des courriers :
- Envoi de lettres recommandées avec accusé de réception (LRAR) en ligne, avec valeur de preuve
- Modèles de courriers types constamment actualisés
- Envoi postal dématérialisé pour réduire les manipulations physiques
- Suivi de la correspondance centralisé dans chaque dossier
Pour un MJPM qui gère quotidiennement des échanges avec les tribunaux, les établissements bancaires, les organismes sociaux et les établissements médico-sociaux, cette fonctionnalité représente un gain de temps considérable.
Application mobile monProxima
L’application mobile monProxima, disponible sur les stores officiels, prolonge l’accès à la plateforme en situation de mobilité. Les professionnels peuvent consulter les dossiers lors de visites à domicile, scanner des documents depuis leur smartphone et envoyer des messages sécurisés en déplacement.
Point notable : l’application offre également aux personnes protégées la possibilité de consulter leurs propres comptes, renforçant ainsi la transparence et l’autonomie dans la relation avec le mandataire.
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Sécurité et conformité RGPD : un enjeu central
La gestion tutélaire implique le traitement de données hautement sensibles : état de santé, situation financière, décisions judiciaires. Mon Proxima place la sécurité au premier plan de son architecture.
Protection des données
| Dispositif de sécurité | Détail |
|---|---|
| Chiffrement | AES 256 bits pour le stockage et les échanges |
| Hébergement | Serveurs situés en France |
| Authentification | Double facteur (2FA) pour les accès critiques |
| Journalisation | Traçabilité complète de chaque connexion et modification |
| Sauvegardes | Redondantes avec protocoles de reprise d’activité |
| Conformité | RGPD — données non externalisées hors UE |
La journalisation exhaustive enregistre chaque action sensible avec identifiant, horodatage et adresse IP. Ces logs facilitent les audits internes ou externes et supportent les obligations de conformité réglementaire propres au secteur de la protection juridique des majeurs.
Gestion des droits d’accès
Pour les structures employant plusieurs collaborateurs, Mon Proxima propose une granularité fine des permissions. Chaque utilisateur dispose d’un niveau d’accès limité aux fonctions nécessaires à sa mission, garantissant la confidentialité des informations entre les différents intervenants.
Comment démarrer sur Mon Proxima : guide pratique
Créer son compte et se connecter
L’inscription sur Mon Proxima suit un processus volontairement simplifié :
- Demande de démonstration sur le site officiel proxima-tutelle.fr en précisant votre profil (MJPM individuel, association tutélaire, tuteur familial) et le nombre de dossiers gérés.
- Période d’essai : un accès d’auto-formation gratuit est proposé pour une durée de 1 à 3 mois, limité à 5 dossiers, avec tutoriels vidéo et guide complet.
- Connexion quotidienne : rendez-vous sur la page de connexion, saisissez votre identifiant (adresse e-mail) et votre mot de passe, puis validez l’authentification.
En cas d’oubli de mot de passe, la procédure de réinitialisation par e-mail est accessible directement depuis la page de connexion.
Importer ses données et configurer son espace
La migration depuis un système existant (tableurs, autre logiciel) est accompagnée par l’équipe de Tutelle Au Quotidien. L’import des données existantes, la configuration des comptes bancaires et le paramétrage des modèles de documents peuvent être réalisés lors de sessions de formation personnalisées.
L’abonnement inclut généralement une heure d’accompagnement individuel, complétée par des webinaires thématiques et une bibliothèque de tutoriels vidéo accessibles directement depuis l’interface.
Choisir la bonne formule d’abonnement
Mon Proxima propose des formules adaptées à chaque profil :
- MJPM individuels et préposés d’établissement : abonnement incluant toutes les fonctionnalités de base, nombre illimité d’utilisateurs et accès multi-postes.
- Associations tutélaires : formule enrichie intégrant la comptabilité publique, la gestion multi-sites et les options de pilotage d’activité avancées.
- Options complémentaires : télétransmission bancaire avancée, récupération automatique des factures électroniques, envoi postal en ligne.
Un système de parrainage permet aux utilisateurs existants de bénéficier d’avantages lorsqu’ils recommandent la plateforme à un confrère.
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Mon Proxima face aux alternatives : critères de choix
Le marché des logiciels de gestion tutélaire compte plusieurs solutions. Pour choisir l’outil adapté à vos besoins, concentrez-vous sur ces critères décisifs :
| Critère | Questions à se poser |
|---|---|
| Couverture fonctionnelle | Le logiciel couvre-t-il la gestion comptable, la GED, la chaîne éditique et le reporting judiciaire ? |
| Conformité réglementaire | Les modèles de documents sont-ils mis à jour en fonction des évolutions légales ? |
| Sécurité des données | L’hébergement est-il en France ? Le chiffrement est-il de niveau militaire ? |
| Mobilité | Existe-t-il une application mobile fonctionnelle ? |
| Accompagnement | Le support est-il assuré par des professionnels connaissant le métier de MJPM ? |
| Scalabilité | La solution s’adapte-t-elle à la croissance du nombre de dossiers ? |
Mon Proxima se distingue notamment par la double compétence de son équipe support : des techniciens qui sont aussi titulaires du CNC MJPM, capables de comprendre les problématiques métier au-delà des questions purement techniques. C’est un atout rare dans un secteur où la compréhension des enjeux terrain fait la différence.
Pour les structures hésitant entre plusieurs solutions, la période d’essai gratuite constitue le moyen le plus fiable de tester l’adéquation de l’outil avec vos processus existants, avant tout engagement financier.
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Questions fréquentes sur Mon Proxima
Mon Proxima est-il adapté aux tuteurs familiaux sans compétences techniques ? Oui, l’interface a été conçue pour être accessible sans formation informatique préalable. Des tutoriels vidéo, des guides pas-à-pas et un support réactif accompagnent la prise en main. La période d’essai gratuite permet de se familiariser progressivement avec l’outil.
Comment Mon Proxima garantit-il la conformité RGPD ? La plateforme héberge toutes les données sur des serveurs français, applique un chiffrement AES 256 bits et assure l’exercice des droits des personnes protégées (accès, rectification, effacement). Des audits réguliers vérifient les protocoles de sécurité.
Puis-je accéder à Mon Proxima depuis mon smartphone ? Oui, la plateforme est accessible depuis n’importe quel navigateur web, et l’application mobile monProxima est disponible sur iOS et Android pour la gestion en mobilité.
Quel est le coût de Mon Proxima ? Les tarifs varient selon le profil (MJPM individuel, préposé d’établissement, association tutélaire) et les options souscrites. Une démonstration personnalisée permet d’obtenir un devis adapté à votre situation. L’abonnement inclut les mises à jour et un accès illimité en nombre d’utilisateurs.
Mon Proxima permet-il de gérer à la fois des tutelles et des curatelles ? Oui, la plateforme prend en charge l’ensemble des mesures de protection juridique : tutelles, curatelles simples et renforcées, sauvegardes de justice et mandats de protection future.